Gửi thông cáo báo chí (Press Release) cho các tòa soạn báo in uy tín là một trong những nghiệp vụ PR cốt lõi để gia tăng mức độ phủ sóng. Tuy nhiên, rào cản lớn nhất của các nhãn hàng là bài viết thường xuyên bị ban biên tập cắt gọt không thương tiếc, làm mất đi thông điệp trọng tâm, thậm chí bị từ chối đăng tải vì mang nặng văn phong quảng cáo. Đặc thù của báo giấy là diện tích mặt trang (layout) vô cùng giới hạn và tôn chỉ thông tin phải khách quan. Do đó, một bản thông cáo muốn được lên trang nguyên vẹn phải tuân thủ nghiêm ngặt tư duy báo chí. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết nghệ thuật chắp bút thông cáo báo chí "chuẩn gu" tòa soạn, giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp trọn vẹn nhất.
Sự thất vọng lớn nhất của một nhân viên PR là dành hàng tuần để trau chuốt một bản thông cáo báo chí (TCBC), nhưng khi bài được in lên mặt báo, nó chỉ còn lại một mẩu tin ngắn ngủn, các thông điệp kêu gọi bán hàng bị xóa sạch.
Sự thật là, thư ký tòa soạn không có nghĩa vụ phải giữ nguyên bài PR của bạn nếu nó không mang lại giá trị thông tin cho độc giả. Để "lọt mắt xanh" của ban biên tập và giữ nguyên được ý đồ truyền thông, bạn cần nằm lòng 4 nguyên tắc sau:
1. Áp dụng tuyệt đối cấu trúc "Hình tháp ngược"
Không giống như viết truyện hay làm video cần sự hồi hộp chờ đến phút cuối, báo chí đòi hỏi những thông tin quan trọng nhất phải nằm ở dòng đầu tiên. Cấu trúc hình tháp ngược (Inverted Pyramid) quy định:
-
Đoạn mở đầu (Lead): Trả lời ngay lập tức công thức 5W1H: Ai? Làm gì? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Và như thế nào? * Phần thân (Body): Cung cấp các chi tiết diễn giải, số liệu chứng minh, bối cảnh sự kiện.
-
Phần kết (Boilerplate): Thông tin giới thiệu ngắn gọn về lịch sử công ty.
Nguyên tắc ngầm: Khi thiếu đất diễn trên trang báo in, người dàn trang (layout) sẽ cắt tự động từ dưới lên trên. Nếu bạn để thông điệp quan trọng nhất ở cuối bài, nó chắc chắn sẽ bị "bay màu".
2. Gạch bỏ mọi tính từ "thần thánh hóa"
Đừng nhầm lẫn giữa Copywriting (Viết quảng cáo) và PR Writing (Viết quan hệ công chúng). Báo chí chuộng sự thật, không chuộng lời hoa mỹ. Bạn phải tự tay loại bỏ các từ ngữ mang tính tuyệt đối hóa và sáo rỗng như: "Số 1", "Tốt nhất", "Hoàn hảo", "Giải pháp thần kỳ", "Chắc chắn mang lại lợi nhuận khủng". Thay vì nói "Sản phẩm của chúng tôi rất tuyệt vời", hãy đưa ra con số: "Sản phẩm giúp giảm 30% thời gian xử lý dữ liệu theo báo cáo kiểm định". Hãy để số liệu tự lên tiếng thay vì ép độc giả phải tin lời khen của bạn.
3. Cung cấp những câu trích dẫn (Quotes) "đắt giá"
Ban biên tập rất thích các trích dẫn vì nó làm bài báo trở nên sống động và có tính con người (Human touch). Tuy nhiên, đừng để CEO của bạn phát biểu một câu khô khan như: "Chúng tôi rất vui mừng ra mắt sản phẩm này". Hãy đưa vào một câu trích dẫn mang tầm nhìn vĩ mô hoặc giải quyết một "nỗi đau" của thị trường. Ví dụ: "Giữa bối cảnh chi phí logistics tăng cao, giải pháp mới của chúng tôi không chỉ là một trạm trung chuyển, mà là câu trả lời cho bài toán tối ưu biên lợi nhuận của các doanh nghiệp bán lẻ" – Ông A, Tổng Giám đốc chia sẻ.
4. Độ dài chuẩn mực và chất lượng hình ảnh
Đất trên báo in đắt như tôm tươi. Một TCBC lý tưởng chỉ nên dao động từ 500 đến 800 chữ. Gửi kèm một bài viết dài 3 trang A4 là cách nhanh nhất để bản thảo của bạn bị ném vào thùng rác. Đi kèm với bài viết, hình ảnh phải là ảnh chất lượng cao (độ phân giải tối thiểu 300dpi), góc chụp báo chí (hoạt động thực tế, lễ ký kết) thay vì ảnh banner quảng cáo chèn chi chít chữ và logo.
Định chuẩn PR báo chí cùng Lửa Việt
Nếu doanh nghiệp của bạn không có một đội ngũ PR nội bộ am hiểu văn phong báo chí, việc bài viết bị từ chối hoặc cắt xén là điều khó tránh khỏi.
Đến với dịch vụ booking và PR báo chí của Lửa Việt, mọi rào cản biên tập sẽ được tháo gỡ. Đội ngũ chuyên gia nội dung của chúng tôi – những người từng là phóng viên, biên tập viên tại các tòa soạn lớn – sẽ tư vấn, "gọt giũa" và hiệu đính bản thông cáo báo chí của bạn sao cho vừa đảm bảo 100% mục tiêu thương mại, vừa đáp ứng chuẩn mực khắt khe của hệ thống báo in. Lửa Việt cam kết lộ trình lên bài nhanh chóng, giữ vững thông điệp cốt lõi, giúp doanh nghiệp tỏa sáng chuyên nghiệp trên mọi mặt báo.
