Không giống như việc đăng một bài viết lên mạng xã hội vốn có thể chỉnh sửa chỉ sau vài cú nhấp chuột, xuất bản nội dung trên báo in là một quy trình "bút sa gà chết". Khi mực đã thấm vào giấy và hàng ngàn bản in được phát hành, mọi sai sót về số liệu, chính tả hay hình ảnh đều không thể cứu vãn và phải trả giá bằng uy tín của thương hiệu. Để đảm bảo chiến dịch diễn ra mượt mà, đúng tiến độ và an toàn tuyệt đối, doanh nghiệp cần làm chủ một quy trình phối hợp chặt chẽ. Bài viết này sẽ cung cấp cẩm nang 5 bước thực chiến từ khâu lập kế hoạch đến nghiệm thu, giúp bộ phận Marketing vận hành chiến dịch PR báo chí một cách chuyên nghiệp nhất.
Một chiến dịch PR báo in thành công không đến từ sự ngẫu hứng. Đó là kết quả của một chuỗi phối hợp nhịp nhàng giữa ba bên: Doanh nghiệp, Agency (đơn vị booking) và Toà soạn báo.
Để kiểm soát chặt chẽ chất lượng và tránh những rủi ro pháp lý hay kỹ thuật, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình 5 bước tiêu chuẩn dưới đây:
Bước 1: Xác định mục tiêu và Lựa chọn đầu báo (Briefing & Media Selection)
Mọi sai lầm ở các bước sau đều bắt nguồn từ việc chọn sai đầu báo ngay từ đầu. Doanh nghiệp cần làm rõ: Mục tiêu của chiến dịch này là gì? (Tăng uy tín thương hiệu, hỗ trợ mở rộng đại lý, hay thu hút nhà đầu tư?).
-
Nếu muốn tiếp cận giới C-level để giải bài toán LTV:CAC cho hệ thống B2B, doanh nghiệp phải ưu tiên các tạp chí kinh tế, tài chính cao cấp.
-
Nếu muốn đánh chiếm thị trường ngách ở các vùng ven, báo giấy địa phương (báo tỉnh) mới là lựa chọn tối ưu.
Bước 2: Xây dựng góc tiếp cận và Biên tập nội dung (Angle Cutting & Copywriting)
Báo in chính thống có một bộ lọc biên tập rất khắt khe. Các bài viết nặc mùi quảng cáo, tâng bốc sản phẩm quá đà sẽ lập tức bị ban biên tập từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi toàn bộ.
-
Hãy đứng dưới lăng kính của một phóng viên: Đưa ra các số liệu thị trường, phân tích một "nỗi đau" chung của ngành, hoặc kể một câu chuyện thương hiệu (Brand Storytelling) giàu tính nhân văn. Sản phẩm hoặc giải pháp của doanh nghiệp chỉ nên xuất hiện khéo léo ở 1/3 cuối bài như một câu trả lời khách quan cho vấn đề đã đặt ra.
Bước 3: Thiết kế Artwork và Kiểm tra kỹ thuật (Visual Design & Technical Check)
Đây là bước mà các Marketer số (Digital Marketer) dễ vấp ngã nhất khi lấn sân sang mảng báo in. Hệ màu dùng cho hiển thị màn hình (RGB) hoàn toàn khác với hệ màu dùng cho máy in công nghiệp (CMYK).
-
Doanh nghiệp bắt buộc phải thiết kế file trên hệ màu CMYK với độ phân giải tối thiểu là 300 DPI để đảm bảo hình ảnh không bị vỡ hạt khi in.
-
Đối với các bài viết có chèn mã QR (Custom QR Code) để đo lường ROI và Tracking mô hình phân bổ (Attribution), đội ngũ thiết kế phải tính toán kích thước mã QR đủ lớn, độ tương phản cao để máy ảnh điện thoại có thể quét dễ dàng trên nền giấy báo.
Bước 4: Duyệt bông và Đóng lịch xuất bản (Proofreading & Slot Booking)
Trước khi đưa vào máy in hàng loạt, tòa soạn sẽ gửi lại cho doanh nghiệp một bản "Duyệt bông" (Layout hoàn chỉnh của trang báo dưới dạng file PDF hoặc bản in thử).
-
Đây là cơ hội cuối cùng để doanh nghiệp rà soát lại: Lỗi chính tả, lỗi sắp đặt chữ (Typography), trích dẫn lời lãnh đạo và thông tin Hotline. Hãy chắc chắn rằng mọi thành viên liên quan (từ Giám đốc Marketing đến bộ phận Pháp lý) đều đã ký duyệt vào bản bông này trước khi gửi lệnh in về tòa soạn.
Bước 5: Phát hành, Nghiệm thu và Đo lường (Distribution & Reporting)
Vào ngày báo phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được các bản báo giấy lưu chiểu để làm tài liệu Sales Kit thực chiến cho đội ngũ kinh doanh.
-
Đồng thời, bộ phận Marketing sẽ bắt đầu theo dõi các số liệu trả về từ hệ thống CRM: Có bao nhiêu lượt quét mã QR? Có bao nhiêu mã Voucher độc quyền của tờ báo đó được kích hoạt trên hệ thống e-commerce? Từ đó, bạn có thể dễ dàng lập bảng báo cáo tính toán chỉ số ROI và AVE chính xác để trình lên Ban Giám đốc.
Vận hành chiến dịch cùng Lửa Việt
Việc tự mình kiểm soát cả 5 bước trên với hàng chục đầu báo cùng lúc là một áp lực khổng lồ đối với phòng Marketing nội bộ của doanh nghiệp. Chỉ một sơ suất nhỏ trong khâu chuyển đổi hệ màu CMYK hay chậm trễ trong khâu duyệt bông cũng có thể khiến chiến dịch bị lỡ mất "thời điểm vàng".
Dịch vụ booking và quản lý chiến dịch PR trọn gói của Lửa Việt ra đời để gánh vác toàn bộ quy trình phức tạp này thay doanh nghiệp. Chúng tôi chịu trách nhiệm từ khâu tư vấn lập kế hoạch, lên ý tưởng góc bài viết sắc bén, cho đến việc kiểm tra kỹ thuật hình ảnh và thúc đẩy quy trình duyệt bài thần tốc tại các tòa soạn. Đến với Lửa Việt, doanh nghiệp sẽ sở hữu một quy trình vận hành trơn tru, an toàn tuyệt đối và gặt hái hiệu quả truyền thông tối ưu nhất!
